Zaala est un prestataire de facturation pour le traitement automatisé des créances d'honoraires. Grâce à l'interface directe, vous pouvez transmettre des factures électroniquement à Zaala, consulter le statut en temps réel et effectuer des vérifications de solvabilité.
Configurer Zaala
Accès: Paramètres → Connexions aux comptes
- Concluez le contrat directement avec Zaala et informez-les que vous utilisez Denteo.
- Zaala transmet les données techniques directement à l'équipe Denteo.
- Nous configurons l'interface pour votre cabinet sous Paramètres → Connexions aux comptes.
- Dès que l'interface est activée, vous recevez un e-mail de confirmation de notre part et pouvez commencer à utiliser Zaala.
Prérequis pour l'envoi à Zaala
Avant le premier envoi de factures, les informations suivantes doivent être enregistrées :
- GLN et RCC du cabinet : définis par site sous Paramètres → Réglages du cabinet → Sites (voir Préparer les premiers pas).
- GLN du praticien ou de la praticienne : configuré sous Paramètres → Équipe sur le profil du membre (voir Créer un membre de l'équipe).
Remarque : Les données de base (GLN, RCC, Salutation ou mode d'envoi courrier) ne sont pas validées au préalable dans la boîte de dialogue d'envoi. Si des informations obligatoires manquent ou si l'adresse est incomplète, l'erreur n'apparaît qu'auprès de Zaala sous Cabinet → Envois avec le statut ‹Erreur›.
Envoyer des factures à Zaala
Envoi groupé
Accès: Tâches → Prêt pour la facturation
- Ouvrez Tâches → Prêt pour la facturation.
- Sélectionnez les patient·e·s pour lesquel·le·s vous souhaitez créer la facture à l'aide des cases à cocher (ou cochez la case supérieure pour tout sélectionner).
- Cliquez en haut à droite sur Tout facturer.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Envoyer via Zaala et confirmez.
La transmission à Zaala est immédiate.
Envoi individuel
Accès: Patient·e → Traitement (ou Patient·e → Factures)
Une facture doit d'abord être créée normalement depuis le traitement avant de pouvoir être transmise à Zaala :
- Créez la facture comme d'habitude à partir du traitement du patient ou de la patiente.
- Une fois la facture créée, ouvrez le document et cliquez sur le menu contextuel (trois points) ou à côté des options de téléchargement sur Envoyer à Zaala.
La transmission à Zaala est immédiate.
Annuler ou corriger une facture Zaala
Si une facture transmise doit être corrigée, respectez les étapes suivantes :
- Annulez toujours la facture directement dans Denteo (jamais d'abord dans le portail de Zaala).
- Denteo transmet l'annulation automatiquement à Zaala et, si la comptabilisation automatique est active, annule également le paiement automatique dans le journal.
- Les prestations sont alors à nouveau disponibles sous Traitement et peuvent être corrigées puis refacturées.
Si la facture a déjà été encaissée ou traitée par Zaala, l'annulation est rejetée. La boîte de dialogue dans Denteo ne prévient pas à l'avance ; l'erreur est signalée après l'envoi de l'annulation.
Statut de paiement et comptabilisation chez Zaala
Accès: Patient·e → Factures ou Cabinet → Factures
Sous Paramètres → Connexions aux comptes, vous pouvez définir pour le compte Zaala si l'option Comptabilisation automatique est activée (désactivée par défaut) :
| Option / Statut | Avec comptabilisation automatique | Sans comptabilisation automatique (par défaut) |
|---|---|---|
| Statut dans Denteo | Reçoit immédiatement le statut ‹payé› | Reste avec le statut ‹ouvert› (transmis) |
| Comptabilité / Journal | Le paiement automatique est comptabilisé | Aucun paiement automatique ; la créance reste ouverte jusqu'au rapprochement bancaire manuel |
Cliquez sur le label de statut de la facture pour afficher son statut en direct auprès de Zaala (par exemple payé, ouvert ou annulé ; il n'existe pas de statut en direct ‹rappelé›).
Vérification de solvabilité avec Zaala
Accès: Patient·e → Vue d'ensemble
Grâce à l'interface, vous pouvez effectuer une vérification de solvabilité avant un traitement :
- Saisissez le montant souhaité dans le champ Montant (CHF) de la carte Vérification de solvabilité.
- Cliquez sur Vérifier.
- Le résultat (Solvabilité positive / Solvabilité insuffisante) s'affiche directement sur la carte.
- Affichage et enregistrement : le résultat de la vérification est enregistré dans Denteo et reste visible.
- Garantie de paiement chez Zaala : les conditions et délais de garantie de paiement sont fixés dans votre contrat avec Zaala.
- Prérequis : une adresse complète et valide du patient ou de la patiente est obligatoire. Si la validation d'adresse échoue ou si la personne est inconnue chez Zaala, aucun résultat ne peut être déterminé et la carte affiche ‹Personne introuvable›.
Résolution des erreurs de transmission vers Zaala
Accès: Cabinet → Envois
Si une transmission vers Zaala échoue, la ligne sous Cabinet → Envois porte le label de statut ‹Erreur›. Cliquez sur le label pour afficher le détail de l'erreur :
| Message | Cause | Solution |
|---|---|---|
Some are not acceptable. Dob=…, country=…, sex=… |
La date de naissance, le pays ou le genre du destinataire est manquant ou invalide. L'âge doit être compris entre 12 et 120 ans. Une valeur vide après Dob=, country= ou sex= indique l'information manquante. |
Complétez les données sous Patient·e → Vue d'ensemble → Informations de base. Pour les enfants de moins de 12 ans, définissez sous Relations un adulte comme destinataire des factures privées. |
Commence par {"status":"DECLINED"
|
Zaala a refusé la facture, généralement en raison d'une solvabilité insuffisante ou d'informations manquantes (forme juridique pour les entreprises, par exemple). | Clarifiez la situation avec Zaala ou facturez directement le patient ou la patiente. |
Message Zaala avec ("field" => "…", "description" => "…")
|
Zaala a rejeté certains champs comme non valides. Le nom du champ figure après "field" =>, par exemple zipCode (NPA) ou email. |
Corrigez le champ sous Patient·e → Vue d'ensemble → Informations de base et renvoyez la facture. |
| La connexion au service de transmission a échoué. Veuillez vérifier les données d'accès du contrat. | Zaala a rejeté les identifiants ou n'a pas renvoyé de statut. | Contactez notre équipe pour obtenir de l'aide. |
| La connexion au service de transmission a échoué. Veuillez réessayer plus tard. | Zaala était inaccessible. | Réessayez d'envoyer la facture quelques minutes plus tard. |
Ce sujet fait partie de notre module de formation Facturation. Vous pouvez réserver une formation sur training.denteo.com.