Zaala ist ein Abrechnungsdienstleister für die automatisierte Rechnungsabwicklung von Honorarforderungen. Über die direkte Schnittstelle könnt ihr Rechnungen elektronisch an Zaala übermitteln, den Rechnungsstatus live abrufen und Bonitätsprüfungen durchführen.
Zaala einrichten
- Schliesst den Vertrag direkt mit Zaala ab und teilt Zaala mit, dass ihr Denteo nutzt.
- Zaala übermittelt die technischen Einrichtungsdaten direkt an das Denteo-Team.
- Wir konfigurieren die Schnittstelle für eure Praxis.
- Sobald die Schnittstelle freigeschaltet ist, erhaltet ihr von uns eine Bestätigungs-E-Mail und könnt Zaala sofort nutzen.
Voraussetzungen für den Versand an Zaala
Vor der ersten Rechnungsübermittlung müssen folgende Stammdaten vollständig hinterlegt sein:
- Einstellungen → Praxiseinstellungen → Identifikationsnummern: Praxis-GLN und ZSR (siehe Vorbereiten der ersten Schritte).
- Einstellungen → Team: Behandler-GLN (siehe Team-Mitglied erfassen).
- Einstellungen → Praxiseinstellungen: Legt als Praxisstandard für Rechnungen die Versandart Brief fest.
Rechnungen an Zaala senden
Sammelversand
Wo: Pendenzen → Bereit für Rechnung
- Öffnet Pendenzen → Bereit für Rechnung.
- Markiert mittels Checkboxen die Patient:innen, für die ihr die Rechnung erstellen wollt (oder wählt über die oberste Checkbox alle aus).
- Klickt oben rechts auf Alle verrechnen.
- Wählt im Dialog als Versandart Zaala aus und bestätigt die Erstellung.
Einzelversand
Wo: Patient:in → Behandlung (oder Patient:in → Rechnungen)
Eine Rechnung muss zuerst regulär aus der Behandlung heraus erstellt werden, bevor sie an Zaala gesendet werden kann:
- Erstellt die Rechnung aus der Behandlung der Patient:in wie gewohnt.
- Nach dem Erstellen der Rechnung findet ihr im geöffneten Dokument über das Kontextmenü (drei Punkte) oder neben den Download-Optionen die Möglichkeit An Zaala senden.
Die Übermittlung an Zaala erfolgt sofort. Ob ihr die Autoverbuchung für euer Konto einrichtet, ist abhängig von eurem Vertrag mit Zaala.
Zaala-Rechnung stornieren oder korrigieren
Muss eine übermittelte Rechnung korrigiert werden, beachtet bitte zwingend folgende Reihenfolge:
- Storniert die Rechnung immer direkt in Denteo (niemals zuerst im Portal von Zaala).
- Denteo übermittelt die Stornierung automatisch an Zaala und storniert die zugehörige automatische Zahlung im Journal.
- Die Behandlungspositionen stehen anschliessend wieder auf der Behandlungsseite der Patient:in zur Verfügung und können korrigiert neu verrechnet werden.
Zahlungsstatus und Verbuchung bei Zaala
In den Kontoeinstellungen des Zaala-Kontos (unter Einstellungen → Kontoverbindungen) kann festgelegt werden, ob die Option Autoverbuchung aktiviert ist. Die Verbuchung und der sichtbare Status hängen von eurem Vertragsmodell ab:
| Einstellung / Status | Mit Autoverbuchung | Ohne Autoverbuchung |
|---|---|---|
| Status in Denteo | Erhält sofort den Status ‹bezahlt› | Bleibt auf Status ‹offen› (übermittelt) |
| Buchhaltung / Journal | Automatischer Zahlungseingang wird verbucht | Kein automatischer Zahlungseingang; Forderung bleibt offen bis zum Bankabgleich |
| Live-Status (Zaala) | Klick auf das Statuslabel zeigt den tatsächlichen Zahlungsstand bei Zaala | Klick auf das Statuslabel zeigt den aktuellen Bearbeitungs- und Mahnstand bei Zaala |
| Übermittlungsprotokoll | Unter Praxis → Übermittlungen einsehbar | Unter Praxis → Übermittlungen einsehbar |
Wo: Patient:in → Rechnungen (oder Praxis → Rechnungen)
Klickt in der Rechnungsliste auf das Statuslabel der Rechnung, um den Live-Status direkt von Zaala abzurufen.
Bonitätsprüfung mit Zaala
Wo: Patient:in → Übersicht
Über die Schnittstelle könnt ihr vor einer Behandlung eine Bonitätsprüfung durchführen:
- Tragt den gewünschten Betrag in das Feld Betrag (CHF) auf der Karte Bonitätsprüfung ein.
- Klickt auf Prüfen.
- Das Ergebnis (Gute Bonität / Ungenügende Bonität) wird euch direkt auf der Karte angezeigt.
- Anzeige & Speicherung: Ein positives oder negatives Prüfergebnis wird in Denteo gespeichert und bleibt sichtbar.
- Zusagefrist bei Zaala: Die finanzielle Deckungs- bzw. Zahlungszusage seitens Zaala ist in eurem Vertrag geregelt.
- Voraussetzung: Voraussetzung für die Prüfung ist eine vollständige und gültige Adresse der Patient:in. Schlägt die Adressvalidierung fehl oder ist die Person bei Zaala nicht bekannt, kann kein Ergebnis ermittelt werden und die Karte bleibt leer.
Fehler bei der Übermittlung an Zaala beheben
Wo: Praxis → Übermittlungen
Schlägt die Übermittlung an Zaala fehl, wird der Eintrag unter Praxis → Übermittlungen mit dem Statuslabel ‹Fehler› gekennzeichnet. Klickt auf das Label, um Details zur Meldung einzusehen:
| Meldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Patientendaten unvollständig | Adresse, Geburtsdatum oder Anrede der Patient:in fehlt | Ergänzt die fehlenden Angaben im Dossier unter Patient:in → Übersicht → Stammdaten. |
| Alter unzulässig | Das Alter der Rechnungsempfänger:in liegt nicht zwischen 12 und 120 Jahren | Prüft das Geburtsdatum der Patient:in oder hinterlegt bei Minderjährigen unter 12 Jahren einen erwachsenen Garanten. |
| Kein erwachsener Garant | Patient:in ist unter 12 Jahre alt und hat keinen gültigen privaten Garanten hinterlegt | Hinterlegt unter Patient:in → Übersicht → Beziehungen eine erwachsene Person (z. B. ein Elternteil) als Empfänger für private Rechnungen. |
| Ungültige Versandart | Beim Rechnungsempfänger ist nicht die Versandart Brief hinterlegt | Stellt die Versandart in den Stammdaten oder den Standard unter Einstellungen → Praxiseinstellungen auf Brief um. |
Nachdem ihr die Angaben korrigiert habt, könnt ihr die Rechnung erneut an Zaala übermitteln.