Voir : Patient → Journal
Les écritures manuelles sont par ex. nécessaires lorsque le/la patient·e paie en espèces ou par carte.
- Cliquez en haut à droite sur le bouton Nouvelle écriture.
- Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre et tous les détails relatifs à l'écriture peuvent être saisis.
- Garant : assurez-vous que le bon type de garant soit sélectionné.
- Date : vous avez la possibilité d'dapter la date de rendez-vous si besoin.
Remarque : les écritures passées n'ont aucune influence sur les factures ou les rappels déjà établis. Toutefois, si vous enregistrez une écriture pour l'année précédente, cela peut avoir des répercussions sur la clôture comptable si celle-ci a déjà été établie.
- Type : choisissez le type d'écriture
- Paiement cash : le/la patient·e a payé en espèces
- Paiement bancaire : le/la patient·e a payé par virement bancaire
- Paiement par carte : le/la patient·e a payé par carte
- Note de crédit : si vous souhaitez saisir une note de crédit, ou par exemple faire un transfert d'un autre compte
- Remboursement cash : vous avez remboursé un certain montant en espèces, par exemple parce qu'une facture a été payée deux fois
- Remboursement banque: vous avez remboursé un certain montant par virement bancaire, par exemple parce qu'une facture a été payée deux fois
- Remise (montant ou pourcentage) : le/la patient·e doit recevoir un rabais ultérieur sur une certaine facture. Ce type est également utilisé par exemple pour une remise d'escompte. Une remise en pourcentage est également possible (par ex. 3%).
- Écriture d'amortissement : le/la patient·e n'a pas payé/a payé trop peu et vous souhaitez amortir le montant restant
- Frais de rappel : le/la patient·e n'a pas payé et vous souhaitez comptabiliser des frais de rappel. Si des frais de rappel doivent être prélevés à chaque fois sur les rappels, vous pouvez les enregistrer automatiquement dans les modèles de documents.
- Numéro de facture : vous pouvez ici attribuer l'écriture à une facture précise. Le montant de la facture apparaît entre parenthèses après le numéro de facture.
Remarque : pour que votre comptabilité soit propre, il est important que chaque écriture soit attribuée à une facture existante. - Titre : il est impératif de saisir un titre pour l'écriture. Vous pouvez par exemple l'utiliser pour une meilleure traçabilité (par ex. : indiquer les initiales de la personne qui effectue l'écriture ou le motif exact de l'écriture).
- Montant : le montant de l'écriture est inscrit dans ce champs (par ex.: 20 ou 20.15). Seuls les montants positifs (sans moins) sont autorisés. Si le type d'écriture Remise a été préalablement sélectionné, il est également possible d'utiliser le symbole % dans ce champ (p. ex. 20%).
- Aperçu du solde : L'aperçu du solde montre quel sera le nouveau solde dès que vous aurez enregistré l'écriture. Vous avez ainsi un point de repère pour voir si vous avez saisi les bonnes données. Si le montant est rouge, le solde est encore négatif (le/la patient·e vous doit encore quelque chose). S'il est noir, le patient a un solde créditeur. Si le solde est de 0.00, le patient a réglé toutes ses factures et n'a pas d'avoir.
- Saisir l'écriture en cliquant sur Enregistrer (ou la rejeter en cliquant sur Annuler).
Après l'enregistrement, il est toujours possible de modifier ou supprimer une écriture, ou d'enregistrer une remise.
Pour en savoir plus: Modifier/supprimer une écriture.