Nachdem wir den Test-Export in Denteo importiert haben, könnt ihr die Daten direkt auf eurer Instanz einsehen. Es ist sehr wichtig, dass ihr diese gründlich verifiziert und euch meldet, wenn etwas nicht wie erwartet importiert wurde.
Hinweis: Wir können nur Daten importieren, welche wir vom alten Anbieter unverschlüsselt erhalten haben. Ausserdem kann es vorkommen, dass Daten anders als erwartet importiert werden, beispielsweise ein CAVE-Eintrag der als Notiz dargestellt wird.
Wichtig: Bitte folgt dem Testskript unten und meldet uns allfällige Abweichungen so rasch als möglich.
Importe brauchen manchmal individuelle Anpassungen. Damit wir den finalen Import vorbereiten können, dokumentiert Abweichungen bitte möglichst klar in Form von Screenshots, für jeden gefundenen Punkt (bspw. ein fehlender CAVE-Eintrag):
- 1 Screenshot, wie die Daten in der alten Software aussahen.
- 1 Screenshot, wie die Daten nun in Denteo aussehen.
Sendet uns die Screenshots gesammelt per E-Mail an support@denteo.com. Falls keine Anpassungen notwendig sind und alle Daten korrekt sind, bestätigt uns dies bitte ebenfalls kurz per E-Mail. Wir starten dann die nächsten Schritte bis zum finalen Import. Nach finalem Import und Arbeitsbeginn sind Anpassungen schwerer möglich.
Verifizierung des Daten-Imports
Überprüft bitte für jeden Punkt fünf unterschiedliche, möglichst zufällig ausgewählte, Patient/innen. Kontrolliert dann für jeden der gewählten Patient/innen die Daten sowohl in Denteo, als auch in der alten Software.
- Aktive und archivierte Patient/innen: Findet ihr die aktiven Patienten im Patientenstamm? Stimmen die Adressangaben? Sind inaktive Patienten korrekterweise archiviert? Wie ihr archivierte Patienten in Denteo findet, könnt ihr hier nachlesen.
- Vormund/Gesetzlicher Vertreter: Kontrolliert Patient/innen, welche in der alten Software mit einem Vormund verknüpft sind. Ist dieser auch in Denteo ersichtlich?
- Garant: Sucht Patient/innen, welche im alten System einen Garanten erfasst hatten (bspw. eine Versicherung). Ist der Garant in den Stammdaten des/der Patienten/in richtig erfasst?
- CAVE: Habt ihr im alten System im dafür vorgesehenen Feld die CAVE-Einträge festgehalten (bspw. «Latexallergie»)? Wenn ja, kontrolliert bitte, ob diese in Denteo im Feld CAVE aufgeführt sind.
- Notizen: Habt ihr im alten System im dafür vorgesehenen Feld Notizen erfasst? Wenn ja, kontrolliert bitte, ob diese in Denteo im Notizen-Feld bei den Stammdaten der Patient/innen auftauchen.
- Existierende Termine: Vergleicht eine Woche im alten Kalender mit der gleichen Woche im Denteo-Kalender
- Sind die gleichen Termine vorhanden? Achtung: Natürlich sind nur Termine in Denteo, welche auch zum Zeitpunkt des Exports in der alten Software waren. Wir empfehlen deshalb eine bereits vergangene Woche zu kontrollieren.
- Haben die Termine die richtigen Terminarten?
- Sind die richtigen Behandelnden und Patient/innen mit den Terminen verknüpft?
- Abgesagte Termine: Sucht Termine, welche ihr in der alten Software abgesagt habt. Diese sollten nicht in Denteo erscheinen.
- Recalls: Sucht Patient/innen mit Recalls raus und vergleicht diese mit den Recalls in Denteo.
- Sind alle Recalls vorhanden?
- Ist die richtige Recall-Art aufgeführt (Brief, Telefon, E-Mail oder SMS)?
- Sind die Recalls im richtigen Intervall eingestellt (einmalig oder bspw. jährlich)?
- Sind die Recalls für das richtige Datum terminiert?
- Krankengeschichte (KG) Einträge: Vergleicht bitte bei mindestens 5 Patient/innen die KG Einträge in der alten Software mit den Einträgen in Denteo. Sind alle vorhanden? Sehen die Einträge aus wie erwartet?
- Dokumente: Falls ihr in der alten Software Dokumente abgelegt habt (wie beispielsweise eingescannte Anamnesen oder Laboraufträge), sind diese beim richtigen Patienten verfügbar und haben das richtige Datum?
Hinweis: Dokumente übernehmen wir in den meisten Fällen erst im finalen Export, da es sich oft um sehr grosse Datenmengen handelt. - Team: Wurde das Team richtig importiert? Sind alle Behandler/innen und Assistent/innen verfügbar? Sind sie am richtigen Ort eingefügt? Nur Personen, die wirklich behandeln, sollen im oberen Teil unter Behandler erfasst sein.
- Sonstiges: Fehlt etwas, was ihr im Import erwartet hättet?