Wo: Pendenzen → Bereit für Rechnung
Mit der Sammelrechnung bündelt ihr mehrere Rechnungen, die an denselben Empfänger gehen. So erhält z. B. eine Schule oder Gemeinde für die Bezahlung der Schuluntersuchung mehrerer Kinder nur einen einzigen QR-Einzahlungsschein, um den Gesamtbetrag zu bezahlen. Bei der Sammelrechnung handelt es sich um keine eigenständige Rechnung: Sie hat keinen eigenen Saldo oder Status und verändert die darin gebündelten Rechnungen nicht.
Typischer Anwendungsfall: Praxen mit institutionellen Garanten, insbesondere in der Schulzahnpflege.
Sammelrechnung erstellen
- Geht zu Pendenzen → Bereit für Rechnung. Filtert bei Bedarf nach Garantentyp (z. B. Schule).
- Klickt auf Verrechnen oder Alle verrechnen. Der Dialog zeigt, wie viele Rechnungen denselben Empfänger teilen, und listet die Empfänger auf. Ein Klick auf einen Empfänger zeigt die zugehörigen Patient:innen.
- Wählt Rechnungen zusammenfassen.
- Bestätigt das Erstellen der Rechnungen. Pro Sammelrechnung wird eine Zusammenfassungsseite mit zugehörigem QR-Einzahlungsschein erstellt. Die einzelnen Rechnungen erscheinen auf den Folgeseiten, aber ohne Einzahlungsschein.
Wichtige Regeln
- Nur wenn zwei oder mehr Rechnungen desselben Typs an denselben Empfänger gehen, erscheint die Option zum Erstellen einer Sammelrechnung.
- Sammelrechnungen sind nicht verfügbar für den elektronischen Versand (via E-Mail, Zahlungsdienstleister oder MediData).
- Pro Patient:in wird weiterhin eine individuelle Rechnung mit eigenem Einzahlungsschein erstellt. Diese werden im Rechnungslauf allerdings nicht gedruckt.
Sammelrechnung finden
Es gibt keine separate Liste um Sammelrechnungen einzusehen. Sie ist aber über einen Link von einer einzelnen Rechnung aus erreichbar:
- In der Liste der Rechnungen behält jede in der Sammelrechnung enthaltene Rechnung ihre eigene Zeile. Die Kolonne mit der Information zum Garanten (z. B. «Schule») wird zum Link zur Sammelrechnung.
- Derselbe Link erscheint auf der Rechnungsseite der Patient:in und der Detailansicht der einzelnen Rechnung.
- Die Sammelrechnung selbst zeigt den Gesamtbetrag und eine Tabelle der enthaltenen Rechnungen mit deren Status und Saldo. Sie kann nicht storniert oder elektronisch versendet werden.
Zahlung
Zahlt der Empfänger über die QR-Referenz der Sammelrechnung (Bankimport, camt.054), bucht Denteo den Zahlungseingang anteilig auf jede einzelne Rechnung. Auch Über- und Unterzahlungen werden auf die in der Sammelrechnung enthaltenen Rechnungen verteilt.
Stornierung und Mahnungen
- In der Sammelrechnung referenzierte Rechnungen, müssen einzeln storniert werden. Die Sammelrechnung selbst kann nicht storniert werden.
- Mahnungen laufen weiterhin pro Patient. Es gibt keine Sammelmahnung.