Créer une clôture comptable

Accès:  Cabinet → Clôture comptable

La clôture comptable présente, pour une période librement définie, les débiteurs, les factures émises, les encaissements et les prestations non facturées — les chiffres dont votre fiduciaire a besoin pour le bouclage annuel ou intermédiaire.

Accéder à la clôture comptable

1. Ouvrez Cabinet → Clôture comptable.
2. Sélectionnez en haut la période souhaitée (date de début et date de fin) ainsi que le site si nécessaire. Les montants s'actualisent automatiquement.

Contenu de la clôture comptable

Le rapport présente les chiffres financiers de la période sélectionnée en cinq sections. Pour la plupart des postes, une liste détaillée est disponible via le menu contextuel en haut à droite. Les listes ne détaillent pas les factures ou prestations individuelles, mais regroupent les montants sur une ligne par patient·e, garant et site.

Solde débiteur initial

Denteo tient un compte débiteur distinct par patient·e, garant et site. Pour cette section, le rapport prend le solde de chaque compte la veille de la date de début.

Dans la clôture comptable, vous voyez les lignes suivantes :

• Solde débiteur initial : Solde de tous les comptes réunis, soit les créances déduction faite des avoirs.
• Créances initiales (brut) : Somme de tous les comptes présentant un solde positif, soit les montants que les patient·e·s doivent au cabinet.
• Avoirs patients initiaux (soldes créditeurs) : Somme de tous les comptes présentant un solde négatif, soit les montants que le cabinet doit aux patient·e·s (p. ex. à la suite de paiements anticipés ou de trop-perçus).

Liste détaillée dans le menu contextuel :

Sélectionnez Solde débiteur initial pour visualiser les comptes sous-jacents à ces chiffres. Le filtre Type de solde vous permet de choisir quelle ligne détaillée afficher. Le total dans l'en-tête de la liste correspond exactement à cette ligne :

• Tous : Solde débiteur initial
• Créances : Créances initiales (brut)
• Avoirs : Avoirs patients initiaux (soldes créditeurs)

Total facturé

Somme de toutes les créances effectivement facturées durant la période sélectionnée.

Dans la clôture comptable, vous voyez les lignes suivantes :

• Facturé (incl. factures annulées) : Montant brut de toutes les factures créées durant la période sélectionnée.
• Factures annulées : Montant total de toutes les factures annulées durant la période sélectionnée. La date d'annulation étant déterminante, les factures de périodes antérieures y figurent également si leur annulation est intervenue durant la période.
• Rabais (du journal) : Rabais saisis manuellement dans le journal du·de la patient·e.
• Perte sur créance : Créances irrécouvrables passées en pertes et amorties.
• Frais de rappel : Somme de toutes les écritures de type Frais de rappel (aussi bien issues des cycles de rappel automatiques que saisies manuellement), déduction faite de leurs annulations. Ce poste est ajouté au total, mais s'affiche à l'écran avec un signe négatif.

Liste détaillée dans le menu contextuel :

Sélectionnez Facturation effective pour afficher toutes les factures créées durant la période. La liste contient également les factures annulées ultérieurement (avec le statut ‹Annulé›).

Paiements reçus

Montant total de tous les paiements comptabilisés durant la période sélectionnée après déduction des remboursements effectués, ventilé par mode de paiement.

Dans la clôture comptable, vous voyez les lignes suivantes :

• Banque (par import) : Paiements rapprochés automatiquement via l'importation de fichiers bancaires. La comptabilisation s'effectue à la date valeur.
• Banque (manuel) : Écritures saisies manuellement dans le journal du·de la patient·e avec le type Paiement bancaire.
• Prestataire de services de paiement : Paiements synchronisés automatiquement depuis les organismes de facturation externes (CMD, Dentakont, MF Health, Caisse des Médecins, Zaala, SDJ et Mediserv), déduction faite des éventuelles écritures d'annulation.
• Carte : Écritures saisies manuellement dans le journal du·de la patient·e avec le type Paiement par carte.
• Cash : Écritures saisies manuellement dans le journal du·de la patient·e avec le type Paiement cash.
• Note de crédit : Écritures saisies manuellement dans le journal du·de la patient·e avec le type Note de crédit.
• Remboursement banque / cash : Écritures saisies manuellement dans le journal du·de la patient·e avec le type Remboursement banque ou Remboursement cash.

Solde débiteur final

Structuré de la même manière que le solde des débiteurs au début, mais avec le solde de chaque compte débiteur à la date de fin. Les écritures de la date de fin elle-même sont incluses. Le solde des débiteurs correspond ainsi à la somme de tous les journaux de patient·e·s qui ne sont pas à zéro à la date d'échéance :

Dans la clôture comptable, vous voyez les lignes suivantes :

• Solde débiteur final : Solde de tous les comptes réunis, soit les créances déduction faite des avoirs.
• Créances finales (brut) : Somme de tous les comptes présentant un solde positif, soit les montants que les patient·e·s doivent au cabinet à la date de fin.
• Avoirs patients finaux (soldes créditeurs) : Somme de tous les comptes présentant un solde négatif, soit les montants que le cabinet doit aux patient·e·s à la date de fin. Les causes fréquentes sont des trop-perçus, des paiements comptabilisés deux fois ou des acomptes qui n'ont pas encore été imputés sur une facture.

Liste détaillée dans le menu contextuel :

Sélectionnez Solde débiteur final pour visualiser les comptes sous-jacents à ces chiffres. Le filtre Type de solde vous permet de choisir quelle ligne détaillée afficher. Le total dans l'en-tête de la liste correspond exactement à cette ligne :

• Tous (par défaut) : Solde débiteur final
• Créances : Créances finales (brut)
• Avoirs : Avoirs patients finaux (soldes créditeurs)

Instructions pour régulariser les soldes :

• Pour savoir comment enregistrer des acomptes, consultez l'article Entrer un acompte.
• Pour vérifier les postes ouverts et compenser les avoirs, consultez l'article Patients avec des factures/soldes impayés.

Services exécutés et non facturés

Valeur totale de toutes les prestations non encore facturées dont la date de traitement est antérieure ou égale à la date de fin sélectionnée, ventilée par type de garant (p. ex. Privé, AA, Scolaire). Ce poste est en outre indépendant de la date de début choisie : il inclut toutes les prestations ouvertes jusqu'à la date d'échéance, quelle que soit leur ancienneté.

Liste détaillée dans le menu contextuel :

Sélectionnez Services exécutés et non facturés (les montants ne sont pas ventilés par praticien·ne).

Si vous avez besoin du détail des actes de traitement, utilisez l'exportation Prestations sous Cabinet → Exporter des données. Notez que cette exportation indique le statut de facturation actuel et non l'état historique à la date de clôture comptable.

Exporter la clôture comptable pour la fiduciaire

Pour le bouclage annuel ou intermédiaire, votre fiduciaire demande généralement ces cinq rapports. Enregistrez la vue d'ensemble au format PDF via le bouton Imprimer en haut à droite (ou via Ctrl + P ou Cmd + P). Ouvrez les quatre listes détaillées depuis le menu contextuel et enregistrez-les au format PDF via le bouton Imprimer en bas à droite :

1. Clôture comptable (vue générale) : La page de synthèse avec tous les totaux. À l'impression, les lignes Facturé (factures annulées incluses) et Factures annulées sont automatiquement masquées.
2. Solde débiteur initial : Liste des créances ouvertes et des avoirs en début de période.
3. Solde débiteur final : La liste des postes ouverts débiteurs à la date de clôture.
4. Facturation effective : Liste de toutes les factures établies durant la période.
5. Services exécutés et non facturés : Aperçu des prestations non encore facturées.